Die Notarkosten gehören zu den unvermeidbaren Ausgaben bei der Gründung einer GmbH. Während Sie als Gründer bei vielen Aspekten der Unternehmensbildung Flexibilität haben, ist der Gang zum Notar gesetzlich vorgeschrieben. Doch was kostet die notarielle Beurkundung tatsächlich, welche Gebühren fallen konkret an und wo verstecken sich potenzielle Mehrkosten? Dieser Artikel gibt Ihnen einen detaillierten Überblick über die Notarkosten bei der GmbH-Gründung und zeigt Ihnen, wie Sie unnötige Ausgaben vermeiden können.
Anders als bei Einzelunternehmen oder GbRs ist die notarielle Beurkundung bei der GmbH-Gründung zwingend vorgeschrieben. Der Gesetzgeber will damit sicherstellen, dass alle Gesellschafter die Tragweite ihrer Entscheidung verstehen und die rechtlichen Rahmenbedingungen korrekt dokumentiert werden. Der Notar übernimmt dabei mehrere Funktionen:
Diese notarielle Sicherheit hat ihren Preis – und dieser ist in Deutschland gesetzlich geregelt.
Die Notarkosten für die GmbH-Gründung richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Die Höhe der Gebühren ist dabei nicht willkürlich, sondern orientiert sich am sogenannten Geschäftswert – in diesem Fall dem Stammkapital der GmbH.
Die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags bildet den größten Kostenpunkt. Bei einer Standard-GmbH mit dem Mindeststammkapital von 25.000 Euro fallen hierfür etwa 125 Euro an reiner Beurkundungsgebühr an (zweifache Gebühr nach KV 21100 GNotKG). Hinzu kommen jedoch weitere Posten:
Die Bestellung des oder der Geschäftsführer muss ebenfalls notariell beurkundet werden. Hierfür fallen zusätzlich etwa 62,50 Euro an.
Der Notar ist verpflichtet, eine Gesellschafterliste zu erstellen und beim Handelsregister einzureichen. Diese Position schlägt mit etwa 30 bis 50 Euro zu Buche.
Bei einer einfachen GmbH-Gründung mit 25.000 Euro Stammkapital und einem Gesellschafter sollten Sie mit Notarkosten zwischen 400 und 800 Euro rechnen. Die genaue Summe hängt von mehreren Faktoren ab:
Die Gesamtkosten der GmbH-Gründung setzen sich jedoch nicht nur aus den Notargebühren zusammen, sondern beinhalten auch Handelsregistergebühren, eventuell Gewerbeanmeldung und weitere Positionen.
Seit 2008 gibt es für einfache Gründungskonstellationen das sogenannte Musterprotokoll nach § 2 Abs. 1a GmbHG. Dieses standardisierte Dokument kombiniert Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste und Geschäftsführerbestellung in einem einzigen Formular. Die Vorteile:
Allerdings hat das Musterprotokoll auch erhebliche Einschränkungen:
Für viele Gründer ist das Musterprotokoll zu eingeschränkt. Wer langfristig plant und Flexibilität benötigt, sollte lieber etwas mehr in einen individuellen Gesellschaftsvertrag investieren.
Neben den offensichtlichen Gebühren können weitere Kosten entstehen, die viele Gründer überraschen:
Jede nachträgliche Änderung des Gesellschaftsvertrags erfordert erneut eine notarielle Beurkundung. Deshalb lohnt es sich, den Vertrag von Anfang an sorgfältig zu gestalten und vorausschauend zu planen.
Kann ein Gesellschafter nicht persönlich beim Notartermin erscheinen, benötigt er eine notariell beglaubigte Vollmacht. Diese kostet zusätzlich etwa 20 bis 70 Euro pro Person.
Falls Geschäftsanteile im Rahmen der Gründung übertragen werden, entstehen weitere Beurkundungskosten. Dies ist besonders relevant, wenn Sie eine bestehende GmbH übernehmen oder mit mehreren Gründungsphasen arbeiten.
Diverse Unterlagen müssen beglaubigt werden, etwa Ausweiskopien oder Handelsregisterauszüge. Pro Beglaubigung fallen etwa 10 bis 20 Euro an.
Auch wenn die Gebühren gesetzlich geregelt sind, gibt es durchaus Möglichkeiten, die Kosten zu optimieren:
Je besser Sie vorbereitet sind, desto weniger Beratungsaufwand entsteht beim Notar. Klären Sie im Vorfeld alle wichtigen Fragen mit Ihren Mitgesellschaftern und legen Sie Entwürfe für den Gesellschaftsvertrag vor.
Wenn Ihre Gründung die Voraussetzungen erfüllt, ist das Musterprotokoll die günstigste Option. Auch leicht angepasste Standardverträge sind deutlich kostengünstiger als komplett individuelle Gestaltungen.
Vermeiden Sie Vollmachten, indem alle Gesellschafter persönlich beim Notartermin erscheinen. Das spart nicht nur Geld, sondern beschleunigt auch den Prozess.
Da sich die Notarkosten am Stammkapital orientieren, sollten Sie gut überlegen, ob Sie mehr als die gesetzlich erforderlichen 25.000 Euro einzahlen möchten. Für den Anfang reicht oft das Minimum aus.
Auch wenn die Grundgebühren identisch sind, unterscheiden sich Notare bei den zusätzlichen Leistungen und der Beratungsqualität. Ein kurzes Vorgespräch kann Klarheit schaffen.
Viele Gründer fragen sich, ob die Unternehmergesellschaft (UG) eine günstigere Alternative zur GmbH darstellt. Tatsächlich sind die Notarkosten bei der UG-Gründung deutlich niedriger, da das Mindeststammkapital nur 1 Euro beträgt. Bei einer UG mit 1.000 Euro Stammkapital liegen die Notarkosten oft zwischen 200 und 400 Euro – also etwa halb so hoch wie bei der GmbH.
Allerdings hat die UG auch Nachteile: Sie müssen einen Teil des Gewinns ansparen, bis Sie die 25.000 Euro erreichen, und die Außenwirkung ist weniger seriös als bei einer klassischen GmbH.
Nach dem Notartermin übernimmt der Notar wichtige Folgeschritte:
Die Handelsregistergebühren (etwa 150 Euro) und die Gebühr für die Bekanntmachung im elektronischen Bundesanzeiger (etwa 50 Euro) kommen zu den Notarkosten hinzu. Diese werden meist vom Notar vorgestreckt und später mit Ihnen abgerechnet.
Eine gute Nachricht zum Schluss: Die Notarkosten für die GmbH-Gründung können Sie steuerlich geltend machen. Sie gehören zu den Gründungskosten und können entweder sofort als Betriebsausgaben abgesetzt oder über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Bewahren Sie daher alle Rechnungen und Belege sorgfältig auf und besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater die optimale Vorgehensweise.
Die Notarkosten bei der GmbH-Gründung sind unvermeidbar, aber transparent und planbar. Mit 400 bis 800 Euro für eine Standardgründung bilden sie einen überschaubaren Teil der Gesamtkosten. Wer gut vorbereitet zum Notartermin geht, realistische Erwartungen hat und die richtige Strategie wählt, kann unnötige Zusatzkosten vermeiden. Die notarielle Beurkundung mag eine gesetzliche Pflicht sein – sie bietet Ihnen aber auch Rechtssicherheit und professionelle Beratung für den Start Ihrer Kapitalgesellschaft.